Produktyvumas

Vietoj darbų sąrašo– sėkmės sąrašas. Kaip sėkmingai susidėlioti užduočių sąrašą?

Vieni sako, pradedant darbus yra būtina susidėlioti darbų sąrašą. Kiti, žiūrėk, teigia, jog jo susidarinėti nereikia, mat tai įrėmina. O aš sakau, neturėk nei vieno, nei kito, geriau susikurk sėkmės sąrašą! Žinau žinau, skamba kaip pigios knygos apie produktyvumą, pavadinimas. Tačiau netrukus paaiškinsiu, kodėl rizikavau pigiai pavadinti darbų sąrašą. Kad ir kaip bebūtų, aš manau, kad kasdienis užduočių sąrašas, savaitės planavimas yra kertinis sėkmės akmuo. Tik darbų lapelis turi būti išmintingai surašytas.

Kuo skiriasi darbų sąrašas nuo sėkmės?

Pirmiausiai, darbų sąrašas man asocijuojasi su perpildytu lapeliu užduotimis, o štai sėkmės sąrašas, man – prioritetai. Tai reiškia, kad darbų sąrašas yra itin ilgas, o sėkmės – trumpas. Mano galva, atliekant dienos užduotis lygybė neegzistuoja. Nėra viskas vienodai svarbu. Darbų sąraše dažnai užsirašome daaaaug darbų vien tam, kad sau ir kitiems pasirodytume, jog esame siaubingai užsiėmę! Tuomet nebespėjame atlikti susirašytų darbų, nes šokinėjame nuo vienos užduoties prie kitos, kas sumažina atliekamų užduočių kokybę. Kitaip tariant, susikoncentruojame į kiekybę, bet ne į kokybę.

Knygoje „Tik 1 dalykas“ sako:

„Kai manome, kad viskas yra skubu ir svarbu, visi dalykai atrodo lygūs. Mes aktyviai kimbame į darbus, tačiau prie sėkmės tai mūsų nė kiek nepriartina. Veikla dažnai neturi nieko bendro su produktyvumu, o užimtumas retai kada padeda sutvarkyti reikalus.“

Sėkmės sąraše nieku gyvu neleisčiau sau užsirašyti daugiau nei šešias užduotis, o dar iš jų tris prioretizuoju, nes dar kartelį, nėra visos užduotys vienodai svarbios. Tačiau kaip žinoti, kas iš tiesų yra reikšminga? Pirmiausiai, reikia prisėsti ir neskubėti susidėlioti sąrašo. Jeigu turi aiškius tikslus, ko nori pasiekti, kasdienį sėkmės sąrašą užpildyti užduotimis neturėtų būti iššūkis. Beje, jeigu dar neparsisiuntei 2021 svajonių planuoklės, būtinai tą padaryk ir nusimatyk tikslus, kurių norėtum pasiekti per 2021! Ją parsisiųsti gali čia.

Taigi, kaip supratai, tavo sėkmės sąrašas turėtų būti orientuotas į tavo asmeninius tikslus.

Darbų sąrašą dažniausiai susidėliojame negalvodami, o jį pradedame vykdyti nuo pirmojo darbo, kurį užsirašėme pirmiausiai šovusį į galvą. Todėl toks sąrašas neveda niekur, na arba ištaško į visas puses, o sėkmės sąrašas turi aiškią kryptį – link tavo nusimatytų tikslų.

Pavyzdžiui, jeigu mano tikslas – parašyti knygą per šiuos metus, žinau, kad turiu rašyti kiekvieną dieną. Todėl, savo sėkmės sąraše nusimatau, jog kiekvieną rytą prisėsiu prie rašomos knygos ir parašysiu bent 400 žodžių. Tai yra mano pirmasis prioritetas, kurį turiu padaryti dienoje. Tada antrasis pirmumo darbas gali būti teksto rašymas, trečiasis pasiruošimas tinklalaidei ar bet kas kita. Po šių trijų darbų eina kitos užduotys, kurias net jei ir nespėsiu atlikti dienoje, neištiks jokia katastrofa.

Esmė ta, kad dienoje nereikia versti visų Šveicarijos kalnų, jei jau juos verti, tai tik efektyviai. Šia metafora norėjau pasakyti, kad nereikia būti amžinai užsiėmusiu, reikia dirbti efektyviai, tik tuomet pasieksi užsibrėžtų intencijų. Žinoma, būna visokių dienų, nes gyvenimas nutinka gyvenime, bet, juk ne kiekviena diena yra chaotiška.

Mažiau yra daugiau

Apie 1918 m. Čarlzas Švabas (angl. Charles M. Schwab) buvo vienas turtingiausių žmonių pasaulyje, amerikiečių plieno magnatas. Jis buvo vienos iš didžiausių nepriklausomos bendrovės prezidentas, karjerą pradėjęs kaip Endriu Karnegio (angl. Andrew Carnegie) plieno kompanijos darbininkas.

Vieną dieną, 1918 m., Čarlzas supratęs, kad reikia pagerinti komandos darbą, norint pasiekti dar geresnių rezultatų, pasikvietė tuo metu itin garsų bei gerbiamą produktyvumo konsultantą Ivy Lee.

Ivy buvo ir pats sukūręs sėkmingą verslą bei yra laikomas reklamos ekspertu bei šiuolaikinių viešųjų ryšių pionieriumi. Taigi, Lee atėjus į Švabo ofisą, šis jam sako: „Išmokyk mane, kaip dirbti efektyviai.“

„Duok man 15 minučių su kiekvienu padalinio vadovu“, užtikrintai atsakė Lee.

„Kiek man tai kainuos?“, įtariai paklausė Švabas.

„Nieko“, atsakė Lee. „Nebent mano metodas suveiks. Po trijų mėnesių stebėjimo galėsi atsiųsti man čekį su tokia suma, kurią jausi, kad verta man sumokėti.“

Per šiuos penkiolikos minučių susitikimus su vadovais, Ivy štai ką jiems papasakojo:

  • Kiekvienos darbo dienos pabaigoje, užsirašyk šešias svarbiausias užduotis, kurias turi atlikti rytoj. Nerašyk daugiau nei šešių.

  • Šias šešias užduotis prioretizuok, kurios iš tiesų yra svarbiausios.

  • Kai rytoj prisėsi dirbti, pradėk nuo pirmosios prioretizuotos užduoties.

  • Dirbk iki tol, kol atliksi pirmąjį darbą ir tik tada judėk prie antrojo.

  • Visus kitus darbus atlik tuo pačiu principu – paeiliui. Neužbaigtus darbus perkelk į kitos dienos užduočių sąrašą.

  • Kartok tai kiekvieną dieną.

Po trijų mėnesių Švabas buvo toks patenkintas progresu, kurį padarė jo įmonė, kad Lee buvo išrašytas 25 tūkstančių dolerių čekis, 1918 m.! Dabar tai būtų apie 400 tūkst. dolerių.

Ivy Lee metodas toks paprastas, kad atrodo ar tikrai gali veikti?

Kai pradėjau kurti savo sėkmės sąrašą, pradžioje atrodė baugu, tik šeši darbai dienoje?! Juk aš nieko nesuspėsiu! O nutiko atvirkščiai, dabar aš viską suspėju, nes dirbdama nejaučiu kvėpuojančios į nugarą begalės dar laukiančių užduočių, todėl man pavyksta labiau susikaupti ir susikoncentruoti atliekant sau paskirtą užduotį. Dabar, kaip niekada man pavyksta pajausti flow momentą, kai rašau, kuriu ar, kad ir kai atsakinėju į laiškus. Jaučiuosi daugiau padaranti dar ir dėl to, jog nusimačiau tikslus ir dėl savo tikslų, kiekvieną dieną kažką padarau, nors ir truputį.

Simon Sinek yra sakęs:

„Dream big. Start small. But most of all…start.“

Todėl, kai dabar kas nors manęs paklausia, Marija, kaip tu viską spėji? Aš ramiai atsakau, planuoju ir prioretizuoju.

Pabaigai

Sėkmės sąrašas yra apie prioritetų nusistatymą, taip, 6 darbai, o dar iš jų 3 svarbiausi, gali atrodyti kaip tinginystė ir nieko neveikimas. Bet ar tikrai? Visų pirma, darbas darbui nelygus. Parašyti įdomų tekstą gali užtrukti 3 valandas ir ilgiau, o išsiųsti laišką klientams apie naujai išleistus mokymus – 20 minučių, tačiau ir vienas, ir kitas yra nepaprastai svarbus. Bet, jeigu savo prioritetų sąraše nenusimatysime nei vieno, nei kito nepasistūmėsime į priekį vardan savo tikslų. Galime į darbų sąrašą dvidešimtu numeriu įsirašyti – parašyti naują tekstą apie sėkmės sąrašą, tačiau jis gali pasimesti tarp kitų begalės užduočių, taip pat galime prisėsti rašyti tuo laiku, kai galvos nėra linkusios dirbti efektyviai, nes esame pervargę nuo begalės kitų užduočių, kurios nebuvo vienodai svarbios su rašomu tekstu.

Ir labai pabaigai, prisimink, kad prioritetų susidėliojimas dar nereiškia, kad darysi tik tas užduotis, kurios tau neša džiaugsmą. Tu ne visada turi mėgautis procesu. Turi turėti tikslą, kuris atneša motyvaciją stengtis procese dėl atlikto tikslo. Sėkmės lydimi žmonės turį įprotį daryti tai, ko kiti daryti nenori.

Taip pat skaityk apie prokrastinaciją čia.

ŠALTINIAI:

Gary Keller ir Jay Papasan „Tik vienas dalykas“

The Ivy Lee Method | jamesclear.com | ©jamesclear

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *